Werkwijze
7 Exclusive benaderd ieder evenement, op projectmatige wijze, waarbij elk onderdeel van het evenement als een afzonderlijk project wordt beschouwd. Dit biedt de mogelijkheid om de absolute topleverancier en/of hoogste kwaliteit per onderdeel te selecteren om vervolgens samen te voegen tot één geheel. Het maakt voor onze werkwijze niet uit of het gaat om een intiem kleinschalig evenement of uitgebreid meerdaags evenement voor een grotere groep.
Om de wensen van onze klanten te realiseren en vaak zelfs te overtreffen, volgen wij een gestandaardiseerde werkwijze, bestaande uit onderstaande 7 stappen.
In het voortraject zijn de stappen vrijblijvend en kosteloos. Pas als u akkoord geeft op het concept en bijbehorende kostenindicatie worden er kosten aan u doorberekend.
Let op! Tijdens het complete traject wordt discretie zoveel mogelijk gewaarborgd. Leveranciers, maar vaak ook teamleden, zijn niet op de hoogte wie de uiteindelijke opdrachtgever is. Mocht het van belang zijn voor het evenement om uw naam te delen met een partij, dan vragen wij hiervoor altijd eerst uw toestemming.
Benieuwd wat 7 Exclusive voor u kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op.
1. Contact
U neemt via de website of telefonisch contact met ons op. Tijdens dit eerste contact wordt een moment gezocht om een vrijblijvende fysieke of digitale (bijv. via Google Meet of Microsoft Teams) afspraak met elkaar in te plannen.
Omdat wij weten dat de agenda's van onze klanten vaak druk bezet zijn, kan deze afspraak op ieder moment van de dag, dus ook later op de avond. Uiteraard op een locatie, die u wenst.
Naast het plannen van een afspraak stellen wij ook enkele oriënterende vragen, zodat wij goed voorbereid de afspraak in gaan.
2. Onze afspraak
Tijdens de afspraak stellen wij ons graag aan u voor, zodat u weet wie wij zijn en wat u kan verwachten van 7 Exclusive.
Het grootste deel van de afspraak stellen wij vragen over het evenement of de activiteit. Hierdoor ontstaat een inventarisatie van alle wensen en eisen, die u geregeld wilt hebben.
Misschien bespreken wij al enkele ideeën, maar bij voorkeur doen wij dat pas na de volgende stap, zodat wij de mogelijkheid hebben om eerst een goed plan uit te denken.
Zijn er nog vragen tijdens het gesprek? Stel ze gerust direct, maar vanaf dit moment zijn wij ook 24 uur per dag, 7 dagen per week voor u bereikbaar.
3. Concept ontwikkeling
Op basis van de inventarisatie vormen wij een team van experts om de verschillende onderdelen van het evenement te bespreken.
Vaak vullen wij het team aan met mensen uit andere disciplines, die niet direct met het evenement te maken hebben. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een marketingexpert.
Dit levert verfrissende en verrassende inzichten en ideeën op, zodat wij tot een optimaal concept komen om aan u te presenteren.
Heeft u tussentijds nog aanvullende wensen? Geef ze dan gerust door, zodat deze verwerkt kunnen worden in het concept!
4. Go or no go?
Altijd een leuk, maar spannend moment is om het concept aan u te presenteren. Onze voorkeur is om dit tijdens een fysieke afspraak te doen en ook in deze fase passen wij ons aan uw agenda aan.
Bent u enthousiast over het concept en de bijbehorende kostenindicatie? Wij gaan direct voor u aan de slag, nadat we uw 'go' hebben ontvangen.
Past het concept niet bij uw ideeën? Dan passen we dit graag voor u aan of u ziet van het geheel af.
5. Voorbereidingen
Na uw 'go' worden alle voorbereidingen getroffen voor het evenement.
De afspraken met leveranciers worden definitief gemaakt en de planning nogmaals nauwkeurig afgestemd met alle betrokken partijen.
Het draaiboek wordt opgemaakt, zodat voor u, de leveranciers en alle overige betrokken partijen exact helder is wat de afspraken zijn. Enkele dagen voor het evenementen worden alle partijen nogmaals persoonlijk benaderd en de laatste checks uitgevoerd, zodat niets aan het toeval wordt over gelaten.
Nog laatste wensen of aanpassingen? Geef ze door aan ons team en zij gaan aan de slag om dit te regelen.
6. Uitvoering
Op het moment van uitvoering is er altijd een eventmanager van 7 Exclusive in de directe omgeving aanwezig om alles rondom het evenement te regelen en coördineren.
Ook de laatste voorbereidingen en controle voert de eventmanager uit.
Tijdens het evenement is de eventmanager uw aanspreekpunt en zal u regelmatig benaderen met de vraag of alles naar wens is en indien nodig direct actie ondernemen.
U hoeft nergens naar om te kijken en geniet samen met uw gast(en) van een onvergetelijke ervaring.
7. Bedankt!
Korte tijd na het evenement nemen wij contact met u op. Enerzijds om u te bedanken voor de opdracht en anderzijds om terug te blikken op het evenement.
Past een afspraak in uw agenda, dan overhandigen wij graag ons bedank cadeau, waarmee uw evenement/ ervaring helemaal 'onvergetelijk' wordt.
Het team van 7 Exclusive is er van overtuigd dat als u eenmaal kennis met ons en onze service hebt gemaakt, wij uw vaker van dienst mogen zijn.